FleetGuru OÜ privātuma politika

1. VISPĀRĪGA INFORMĀCIJA

1.1. FleetGuru OÜ (“FleetGuru”) nodrošina sabiedrībām kā saviem klientiem autoparka pārvaldības programmatūru, kas ir pieejama, izmantojot vietni www.fleetguru.app (“Tīmekļa vietne”), mobilo lietotni (“Lietotne”) un kura ļauj sekot līdzi transportlīdzekļa stāvoklim un saistītajām izmaksām visā tā dzīvesciklā (“Pakalpojums”). Šajā privātuma politikā (“Politika”) paskaidroti principi, kā mēs vācam un izmantojam informāciju, kad jūs mijiedarbojaties ar FleetGuru gadījumos, kuri neietver tikai Pakalpojuma sniegšanu organizācijai, kurā esat nodarbināts vai kuru jūs pārstāvat (sk. 1.2. punktu).

1.2. Lai sniegtu Pakalpojumu sabiedrībai, FleetGuru vāc informāciju par attiecīgo transportlīdzekli, tā lietotāju, sabiedrības pārstāvjiem, apdrošināšanu un citiem būtiskiem aspektiem, uz kuriem attiecas Pakalpojuma funkcionalitātes. Attiecībā uz datiem, kas nepieciešami Pakalpojuma sniegšanai sabiedrībai, FleetGuru uzskatāms par datu apstrādātāju, un minētajai datu apstrādei ir piemērojams datu apstrādes līgums, kas noslēgts ar sabiedrību kā datu pārzini. Sabiedrībai kā organizācijai, kurā jūs esat nodarbināts vai kuru jūs pārstāvat, ir pienākums sniegt jums informāciju par minēto datu apstrādi.

1.3. Ja jūs izpaužat mums kādas trešās personas (piemēram, savu darbinieku, valdes locekli, kolēģi u.c.) datus, Jums ir pienākums informēt viņus par šo Politiku.

2. PERSONAS DATU PĀRZINIS

2.1. Šīs Politikas 4. punktā norādītajiem personas datu apstrādes mērķiem jūsu personas datu pārzinis ir:

FleetGuru OÜ
Reģistrācijas numurs: 16051979
Adrese: Valukoja 10, 11415 Tallinn, Igaunija
E-pasts: fleetguru@fleetguru.app

2.2. Jautājumu par personas datu aizsardzību gadījumā, lūdzu, sazinieties ar mums, rakstot uz e-pastu: dpo@fleetguru.app.

3. PERSONAS DATU KATEGORIJAS UN AVOTI

3.1. Personas dati ir informācija, kuru ir iespējams izmantot, lai tieši vai netieši unikāli identificētu jūs, sazinātos ar jums vai atrastu jūs kā fizisko personu (“Personas dati”). Savākto Personas datu avots ir atkarīgs no veida, kādā jūs ar mums mijiedarbojaties. Mēs varam iegūt un apstrādāt turpmāk minētās Personas datu kategorijas:

3.1.1. Galvenie dati: vārds, e-pasta adrese, tālruņa numurs, amats (“Galvenie dati”).

Avots: Personas dati, kurus jūs sniedzat mums tieši, sazinoties ar mums vai iesniedzot savu informāciju, izmantojot Pakalpojumu; vai informācija, kuru sniedz jūsu organizācija.

3.1.2. Ja jūs mijiedarbojaties ar mums, izmantojot Tīmekļa vietni, Lietotni vai e-pastus, mēs apstrādājam šādus Personas datus: Galvenie dati, jūsu ziņojuma saturs (“Saziņas dati”).

Avots: Personas dati, kurus jūs sniedzat mums tieši, sazinoties ar mums.

3.1.3. Mārketinga dati: Galvenie dati, amats, informācija, kas sniegta pēc mūsu pieprasījuma (piemēram, jūsu fotoattēls, atsauksme). Mēs varam papildināt jūsu Personas datus, kurus jūs mums esat iesniedzis tieši, ar informāciju, kas iegūta no publiski pieejamiem resursiem (“Mārketinga dati”).

Avots: Informācija, kuru esam ieguvuši no jums vai jūsu organizācijas, vai kuru jūs sniedzat mums, abonējot mūsu ziņu biļetenu, vai informācija, kuru esam ieguvuši no publiski pieejamajiem resursiem (piemēram, no komercreģistra, LinkedIn).

3.1.4. Kad apmeklējat Tīmekļa vietni un izmantojat Pakalpojumu, mūsu serveris apstrādā šādus datus: IP adrese, piekļuves nodrošinātājs, atsauces URL, datums, laiks, piekļuves pilnvaras, sesijas atslēga, pārlūkprogrammas veids un versija, operētājsistēma, nodoto datu apjoms un stāvoklis (“Tehniskie dati”).

Avots: Kamēr jūs pārlūkojat Tīmekļa vietni vai izmantojat Pakalpojumu, mūsu serveris automātiski ģenerē un vāc Tehniskos datus no jūsu pārlūkprogrammas un ierīces.

3.1.5. Sīkdatņu dati. Tīmekļa vietnē mēs ieviešam sīkdatnes, lai optimizētu Tīmekļa vietni, Lietotni, Pakalpojumu un to funkcionalitātes. Sīkdatnes var vākt jūsu Personas datus. Lai iegūtu papildinformāciju par sīkdatņu nolūkiem un funkcijām, lūdzu, sk. mūsu sīkdatņu Politiku.

3.2. Ja jūs nesniedzat pieprasīto informāciju, mēs, iespējams, nevarēsim ar jums sazināties vai izpildīt citus šīs Politikas 4. punktā norādītos mērķus.

4. JURIDISKAIS PAMATS UN PERSONAS DATU APSTRĀDES MĒRĶI

4.1. Mūsu juridiskais pamats, lai apstrādātu jūsu Personas datus, ir atkarīgs no Personas datu vākšanas mērķa un konteksta. Zemāk ir attēlots informatīvs apstrādes mērķu saraksts, kuri ir saistīti ar konkrētām datu kategorijām un apstrādes juridisko pamatu:

Apstrādes mērķis Apstrādes mērķa juridiskais pamats Apstrādes mērķim izmantotie Personas dati
Noslēgtā vai noslēdzamā līguma ar organizāciju, kurā esat nodarbināts/ kuru pārstāvat, pārvaldīšana un Pakalpojuma sniegšanas nodrošināšana Pirmslīguma pasākumu veikšana vai ieviešana vai līguma, kas noslēgts starp jums un organizāciju, kurā jūs strādājat / kuru jūs pārstāvat, izpilde Galvenie dati, Saziņas dati
Atbilžu sniegšana uz jūsu jautājumiem un pieprasījumiem, kas iesniegti, izmantojot Tīmekļa vietni, Lietotni vai e-pastu Mūsu leģitīmās intereses nodrošināt efektīvu attiecību pārvaldību ar potenciālajiem klientiem, partneriem un ieinteresētajām pusēm.
Ja vēlaties kļūt par mūsu klientu vai jau esat mūsu klients vai ja jautājums vai pieprasījums ir saistīts ar jūsu iespējamo vai esošo klientu vai partneru attiecībām ar mums, juridiskais pamats ir pirmslīguma pasākumu veikšana vai ieviešana, vai līguma, kas noslēgts starp jums un organizāciju, kurā jūs esat nodarbināts /kuru pārstāvat, izpilde
Saziņas dati
Jūsu apliecinājumu un atsauksmju izpaušana mūsu tiešsaistes kanālos Jūsu piekrišana Saziņas dati
Biļetenu un citas mārketinga informācijas nosūtīšana par mums un mūsu uzņēmējdarbību pa e-pastu Piekrišana, kas sniegta, abonējot mūsu biļetenu.
Ja esam sazinājušies ar jums par mūsu produktiem un pakalpojumiem – mūsu leģitīmās intereses reklamēt mūsu līdzīgos pakalpojumus
Saziņas dati
Mārketinga satura abonementu sarakstu pārvalde Mūsu leģitīmās intereses ir nodrošināt derīgu juridisko pamatu mārketinga satura nosūtīšanai un doto un atsaukto piekrišanu (abonementu) reģistrēšana Saziņas dati
Tīmekļa vietnes, Lietotnes un Pakalpojuma problēmu diagnostika un labošana Mūsu leģitīmās intereses nodrošināt datu drošību un novērst krāpšanas darbības saistībā ar Tīmekļa vietni, Lietotni un Pakalpojumu; Tīmekļa vietnes, Lietotnes un Pakalpojuma funkcionēšanas nodrošināšana Tehniskie dati
Informācijas, kas ietver Personas datus, glabāšana mūsu rezerves sistēmās Mūsu leģitīmās intereses nodrošināt datu apstrādes darbību drošību Visas 3.1. punktā minētās datu kategorijas
Datu izpaušana mūsu pakalpojumu sniedzējiem vai tiesībaizsardzības iestādēm un uzraudzības iestādēm Mūsu leģitīmās intereses izmantot informācijas tehnoloģiju infrastruktūru un pakalpojumus, kurus sniedz mūsu sadarbības partneri, vai izpildīt mūsu juridiskās saistības Visas 3.1. punktā minētās datu kategorijas
Datu izpaušana un nodošana starp Grupas sabiedrībai Mūsu leģitīmās intereses izmantot kopīgu tehnisko infrastruktūru Visas 3.1. punktā minētās datu kategorijas
Mūsu sabiedrības pārdošanas vai apvienošanās organizēšana un informācijas sniegšana, lai veiktu juridisku vai citu revīziju un tās datu apmaiņu Mūsu leģitīmās intereses veicināt pienācīgu uzticamības pārbaudes procesu un darbības nepārtrauktību Visas 3.1. punktā minētās datu kategorijas
Juridisku prasību noteikšana, īstenošana vai aizstāvēšana gan tiesvedībā, gan administratīvā vai ārpustiesas procesā saistībā ar mūsu, mūsu lietotāju vai darbinieku tiesībām Mūsu leģitīmās intereses veicināt juridisku prasību efektīvu nodibināšanu, īstenošanu vai aizstāvībuclaims Visas 3.1. punktā minētās datu kategorijas

4.2. Mēs varam apstrādāt jūsu Personas datus citiem mērķiem ar noteikumu, ka attiecīgajā brīdī mēs informēsim jūs par minētajiem mērķiem un izmantošanu, un ka jūs vai nu piekrītat Personas datu ierosinātajai izmantošanai, vai pastāv citi juridiskie pamati jaunajiem apstrādes mērķiem, vai arī jaunais mērķis atbilst iepriekšminētajam sākotnējam mērķim.

5. PERSONAS DATU GLABĀŠANAS TERMIŅŠ

5.1. Jūsu Personas dati tiek glabāti, ciktāl tas ir pamatoti nepieciešams šīs Politikas 4. punktā noteikto mērķu sasniegšanai, vai līdz likumā noteiktajam brīdim. Lai noteiktu atbilstošu Personas datu glabāšanas periodu, mēs ņemam vērā Personas datu apjomu, veidu un jutīgumu, iespējamo kaitējuma risku, ko rada jūsu Personas datu neatļauta izmantošana vai izpaušana, apstrādes mērķi un to, vai mēs varam sasniegt šos mērķus, izmantojot citus līdzekļus un piemērojamos likumīgos pienākumus. Saglabājot Personas datus, mēs ņemam vērā nepieciešamību atrisināt strīdus un izpildīt mūsu līgumu vai anonimizēt jūsu Personas datus, un saglabāt šo anonimizēto informāciju neierobežotu termiņu. Jebkurā gadījumā, Jūsu Personas dati tiks glabāti līdz desmit gadiem, bet tādi dati, kas attiecas un var tikt izmantoti mārketinga vajadzībām – trīs gadus.

5.2. Dati, kas saistīti ar līgumu, kas noslēgts ar organizāciju, kurā esat nodarbināts / kuru pārstāvat, parasti tiek saglabāti grāmatvedības informācijas ietvaros, un tie tiks glabāti līdz septiņiem gadiem, skaitot no tā pārskata gada beigām, kurā līguma termiņš beidzās vai tas tika izbeigts.

5.3. Pēc glabāšanas termiņa beigām, kas noteikts saskaņā ar šīs Politikas 5. punktu, vai juridiskā pamata izbeigšanos apstrādes nolūkam, mēs varam saglabāt materiālus, kuri ietver Personas datus, savās rezerves sistēmās, no kurām attiecīgie materiāli tiks dzēsti, kad beigsies rezerves kopiju glabāšanas cikls. Mēs nodrošinām, ka rezerves perioda laikā tiek veikti atbilstoši drošības pasākumi un rezerves materiāli vairs netiek izmantoti.

6. JŪSU KĀ DATU SUBJEKTA TIESĪBAS

6.1. Saskaņā ar likumu mums ir jānodrošina, lai jūsu Personas dati būtu pareizi un atjaunināti. Mēs lūdzam jūs palīdzēt mums izpildīt šo pienākumu, informējot mūs par jebkādām izmaiņām, kas jāveic attiecībā uz jūsu Personas datiem, kurus mēs apstrādājam.

6.2. Jūs jebkurā brīdī varat izmantot šādas tiesības attiecībā uz mūsu Personas datu apstrādi, sazinoties ar mums, izmantojot šajā Politikā minēto kontaktinformāciju:

6.2.1. Tiesības piekļūt: jums ir tiesības pieprasīt piekļuvi visiem datiem, kurus iespējams uzskatīt par jūsu Personas datiem. Tas ietver tiesības saņemt informāciju par to, vai mēs apstrādājam jūsu Personas datus, kādas Personas datu kategorijas mēs apstrādājam, un par mūsu datu apstrādes mērķi;

6.2.2. Tiesības labot: jums ir tiesības pieprasīt labot jūsu Personas datus, ja uzskatāt, ka tie ir nepareizi vai nepilnīgi;

6.2.3. Tiesības iebilst: jums ir tiesības iebilst pret noteiktu Personas datu apstrādi, tostarp, piemēram, jūsu Personas datu apstrādi tiešā mārketinga nolūkos vai sakarā ar automatizētu lēmumu pieņemšanu, vai kad jūsu Personas datu apstrāde notiek, pamatojoties uz mūsu leģitīmajām interesēm;

6.2.4. Tiesības ierobežot Personas datu apstrādi: jums ir tiesības pieprasīt mums ierobežot jūsu Personas datu apstrādi, ja vēlaties: (i) iebilst pret apstrādes likumību; (ii) apstrīdēt Personas datu pareizību; iii) ierobežot datu apstrādi, nevis dzēst tos, ja apstrāde bijusi nelikumīga; vai iv) pieprasīt apstrādes ierobežošanu, līdz tiek izvērtēta mūsu leģitīmo interešu ticamība konkrētajai apstrādes darbībai;

6.2.5. Tiesības dzēst: jūs varat pieprasīt savu Personas datu dzēšanu, ja (i) Personas dati vairs nav nepieciešami tiem mērķiem, kuriem tie tika vākti, (ii) jūs atsaucat savu piekrišanu apstrādei; (iii) jūs apstrīdat mūsu leģitīmās intereses, un mums nav sevišķu leģitīmo interešu turpināt apstrādi; (iv) jūs iebilstat pret tiešo mārketingu; (v) uzskatāt, ka apstrāde nav likumīga; (vi) uzskatāt, ka Personas dati ir jāizdzēš, lai mēs varētu izpildīt likumīgās prasības;

6.2.6. Tiesības pārnest datus: ja jūsu Personas dati tiek automātiski apstrādāti ar jūsu piekrišanu vai pamatojoties uz savstarpējām līgumattiecībām, jūs varat pieprasīt, lai mēs sniedzam jums šos Personas datus strukturētā, bieži lietotā un mašīnlasāmā formātā. Turklāt jūs varat pieprasīt Personas datu pārsūtīšanu citam pārzinim. Lūdzu, atcerieties, ka pēdējo ir iespējams izdarīt tikai tad, ja tas ir tehniski iespējams;

6.2.7. Tiesības atsaukt savu piekrišanu: gadījumos, kad apstrāde balstās uz jūsu piekrišanu, jums ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt savu piekrišanu šādai apstrādei bez jebkādām nelabvēlīgām sekām, neietekmējot tādas apstrādes likumīgumu, kuras pamatā ir pirms atsaukuma sniegta piekrišana;

6.2.8. Tiesības sazināties ar uzraudzības iestādi: ja neesat apmierināts ar mūsu atbildi uz jūsu pieprasījumu saistībā ar Personas datiem vai uzskatāt, ka apstrādājam jūsu Personas datus neatbilstoši likumam, varat iesniegt savu prasību Igaunijas Republikas Datu aizsardzības inspekcijā (Igaunijas Andmekaitse Inspektsioon), rakstot uz info@aki.ee (www.aki.ee) vai Latvijas Datu valsts inspekcijā, rakstot uz pasts@dvi.gov.lv (dvi.gov.lv).

6.3. Lūdzu, ņemiet vērā, ka jums būs jāsniedz pietiekama informācija, lai mēs varētu izpildīt jūsu pieprasījumu attiecībā uz jūsu tiesībām, kas izklāstītas Politikas 6.2. punktā. Pirms atbildes uz jūsu pieprasījumu sniegšanas mēs varam lūgt jūs sniegt papildu informāciju, lai jūs autentificētu un izvērtētu jūsu pieprasījumu.

7. 7. DATU NODOŠANA

7.1. Mēs izpaužam jūsu Personas datus trešajām personām tikai saskaņā ar šo Politiku tādiem saņēmējiem, kuri ir uzņēmušies konfidencialitātes saistības vai kuriem konfidencialitāte ir jāievēro saskaņā ar likumu. Jūsu Personas dati tiks izpausti mūsu darbiniekiem, kuriem ir jāapstrādā jūsu Personas dati, viņu pienākumu izpildes gaitā.

7.2. Tikai nepieciešamības gadījumā, lai izpildītu likumīgās vai līgumiskās saistības, mēs varam izpaust jūsu Personas datus turpmāk minētajiem saņēmējiem, kas darbojas kā atsevišķi datu pārziņi:

Saņēmēja veids Izpaušanas mērķis Atrašanās vieta
Tiesībaizsardzības un uzraudzības iestādes Mēs izpaužam jūsu Personas datus tiesībaizsardzības un uzraudzības iestādēm, lai izpildītu likumīgos pienākumus tikai tad, ja mums ir pienākums izpaust vai kopīgot šos datus, lai izpildītu likumīgās saistības (piemēram, ja tas ir jādara saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem, tiesas rīkojumu vai krāpšanas vai cita nozieguma novēršanas nolūkā) Eiropas Savienība
Profesionālie konsultanti (juridiskie konsultanti, grāmatveži u.c. kuri ir uzņēmušies konfidencialitātes saistības) Ja tie nedarbojas kā datu apstrādātāji – leģitīmās intereses, veicot un atbalstot mūsu parasto uzņēmējdarbību Eiropas Savienība
Integrētu trešo pušu IT rīku pakalpojumu sniedzēji Ja organizācija, kurā esat nodarbināts vai kuru jūs pārstāvat, ir pieprasījusi integrēt trešās puses IT rīku Pakalpojumā, tad šādiem pakalpojumu sniedzējiem būs pieejami noteikti Personas dati. Minēto datu apstrādi reglamentē attiecīgā pakalpojumu sniedzēja privātuma dokumenti Visā pasaulē
Iespējamie sabiedrības pircēji un uzņēmējdarbības pārņēmējs (-i) Ja tas ir nepieciešams un obligāts aspekts, lai veiksmīgi nodotu savu uzņēmējdarbību vai lai notiktu sabiedrību apvienošanās un pārņemšana, jūsu Personas dati var tikt izpausti konkrētiem pircējiem un viņu pārstāvjiem un / vai juristiem Visā pasaulē

7.3. Papildus trešajām personām, kas minētas Politikas 7.2. punktā, mums ir tiesības izpaust Personas datus trešo pušu pakalpojumu sniedzējiem, kuri darbojas kā datu apstrādātāji un var pārvaldīt tehnisko infrastruktūru, kas mums nepieciešama, lai turētu, glabātu, pārvaldītu un uzturētu datus ikdienas uzņēmējdarbībā. Zemāk ir attēlotas galvenās kategorijas, kas ietver piemērus ar mūsu pilnvarotajiem apstrādātājiem, to atrašanās vietu un apstrādes iemeslus:

Pilnvarotā apstrādātāja kategorija Apstrādes mērķis Aizsargmehānisms Atrašanās vieta
IT pakalpojumu sniedzēji Sniedzot IT risinājumus, kas nepieciešami ikdienas biznesa funkcijām Datu apstrādes līgumi, standartklauzulas Visā pasaulē
Analītikas un mārketinga programmatūras pakalpojumu sniedzēji Analītisku ieskatu un mārketinga rīku, kuri uzlabo ikdienas biznesa funkcijas, nodrošināšana Datu apstrādes līgumi, standartklauzulas Visā pasaulē
Klientu attiecību vadības un pārdošanas programmatūras pakalpojumu sniedzēji Palīdzība pārdošanas jomā un klientu attiecību pārvaldīšana Datu apstrādes līgumi, standartklauzulas ES/EEZ un/vai ASV

7.4. Dažos gadījumos mēs varam nodot jūsu Personas datus ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomikas zonas, ja attiecīgie darbības pakalpojumu sniedzēji atrodas ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomikas zonas. Mēs izvēlamies izmantot īpašus Personas datu aizsardzības pasākumus, lai nodrošinātu jūsu Personas datu drošību. Lai iegūtu papildu informāciju par mūsu nolīgtajiem apstrādātājiem vai arī, ja vēlaties iegūt informāciju par jūsu Personas datu pārsūtīšanu ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomikas zonas un no tā izrietošajām garantijām, sazinieties ar mums, izmantojot šajā Politikā norādīto kontaktinformāciju.

8. ŠĪS POLITIKAS GROZĪJUMI

8.1. Šī Politika var tikt periodiski grozīta vai tajā var tikt veiktas izmaiņas, lai atspoguļotu izmaiņas Personas datu apstrādes veidā, un tādā gadījumā šajā lapā būs redzama šīs Politikas jaunākā redakcija. Lūdzu, periodiski pārbaudiet to, jo sevišķi pirms jaunas personu identificējošas informācijas iesniegšanas.