1.1 FleetGuru OÜ («FleetGuru») предоставляет компаниям как своим клиентам программное обеспечение по управлению транспортным парком, доступное на сайте www.fleetguru.app («Сайт») и позволяющее отслеживать состояние транспортного средства и сопутствующие расходы в ходе срока его службы («Услуга», «Сервис»). Настоящая Политика конфиденциальности («Политика») объясняет принципы того, как мы собираем и используем информацию, когда вы связываетесь с FleetGuru в ситуациях, выходящих за рамки оказания Услуги организации, работником или представителем которой вы являетесь (в порядке, предусмотренном Разделом 1.2).
1.2 В целях оказания компании Услуги FleetGuru собирает информацию о транспортном средстве, пользователе транспортного средства, представителях компании, страховании и прочих существенных аспектах в зависимости от характера Услуги. FleetGuru считается обработчиком данных, необходимых для оказания компании Услуги, и обработка таких данных регулируется соглашением об обработке данных, заключенным с компанией как контролером данных. Как организация, работником или представителем которой вы являетесь, компания обязана предоставлять вам информацию о такой обработке данных.
1.3 При раскрытии нам каких-либо персональных данных третьих лиц (например, вашего работника, члена правления, коллеги и т. д.) вы обязаны ознакомить их с настоящей Политикой.
2.1. В целях обработки персональных данных, описание которых содержится в Разделе 4 настоящей Политики, контролером ваших персональных данных является:
2.2. С запросами о защите персональных данных просим обращаться к нам по адресу dpo@fleetguru.app.
3.1 Персональные данные – это информация, которая может быть использована для прямой или косвенной идентификации, установления контакта или определения местоположения вас как частного лица («Персональные данные»). Источник собираемых Персональных данных зависит от того, каким образом вы с нами взаимодействуете. Мы можем получать и обрабатывать следующие категории Персональных данных:
3.1.1 Основные данные: имя и фамилия, адрес электронной почты, номер телефона, позиция («Основные данные»).
Источник: Персональные данные, которые вы предоставляете нам напрямую, связываясь с нами или отправляя информацию посредством Сервиса; либо информация, предоставленная вашей организацией.
3.1.2 Если вы связываетесь с нами через Сайт, Приложение или по электронной почте, мы обрабатываем следующие Персональные данные: Основные данные, содержание вашего сообщения («Данные о связи»).
Источник: Персональные данные, которые вы передаете нам напрямую, связываясь с нами.
3.1.3 Данные о маркетинге: Основные данные, позиция, информация, предоставляемая по нашему запросу (например, ваше фото, рекомендация). Кроме того, мы можем дополнять Персональные данные, которые вы предоставили нам напрямую, информацией, полученной из общедоступных источников («Данные о маркетинге»).
Источник: Информация, полученная нами от вас или вашей организации или предоставляемая вами при подписке на нашу новостную рассылку, либо информация, полученная нами из общедоступных источников (например, Коммерческий регистр, LinkedIn).
3.1.4 При посещении Сайта и пользовании Сервисом наш сервер обрабатывает следующие данные: IP-адрес, провайдер доступа, URL-источник запроса, дата, время, маркер доступа, ключ сеанса, тип и версия браузера, операционная система, количество и статус переданных данных, MAC-адрес («Технические данные»).
Источник: Пока вы используете Сайт или Сервис, наш сервер автоматически генерирует или собирает Технические данные с ваших браузера и устройства.
3.1.5 Данные о cookie-файлах. Мы используем cookie-файлы на Сайте для оптимизации Сайта, Приложения, Услуги и их функциональности. Cookie-файлы могут собирать ваши персональные данные. Для получения более подробной информации о целях использования и функциях cookie-файлов ознакомьтесь с нашей Политикой использования cookie-файлов.
3.2 Если вы не предоставите нам необходимую информацию, у нас может не получиться связаться с вами или реализовать какие-либо иные цели, указанные в Разделе 4 настоящей Политики.
4.1. Законные основания нашей компании для обработки ваших Персональных данных зависят от цели и контекста, в котором был осуществлен сбор Персональных данных.Ниже приводится примерный перечень целей обработки, которые связаны с конкретными категориями данных и законными основаниями для обработки:
| Цель обработки | Законное основание для обработки | Персональные данные, используемые нами в целях обработки |
|---|---|---|
| Управление имеющимся или будущим договором с организацией, работником или представителем которой вы являетесь, и обеспечение оказания Услуги | Принятие предшествующих заключению договора мер или исполнение договора, заключенного между вами и организацией, работником или представителем которой вы являетесь | Основные данные, Данные о связи |
| Ответ на ваши запросы и заявки, представленные через Сайт, Приложение или по электронной почте | Наш законный интерес к обеспечению эффективного управления связями с потенциальными клиентами, партнерами и заинтересованными сторонами Если вы желаете стать нашим клиентом или партнером либо уже являетесь им и запрос или заявка связаны с вашими потенциальными или имеющимися клиентскими или партнерскими отношениями с нами, то законным основанием является принятие предшествующих заключению договора мер или исполнение договора, заключенного между вами и организацией, работником или представителем которой вы являетесь |
Данные о связи |
| Публикация вашего отзыва в наших онлайн-каналах | Ваше согласие | Данные о маркетинге |
| Отправка новостных рассылок и прочей маркетинговой информации о нас и нашей деятельности по электронной почте | Согласие, данное при подписке на нашу новостную рассылку Если вы обращались к нам в связи с нашими товарами и услугами, то нашим законным интересом является продвижение похожих услуг |
Данные о маркетинге |
| Управление списком подписчиков на маркетинговый контент | Наш законный интерес к обеспечению наличия обоснованного законного основания для рассылки маркетингового контента и документирования данных и отозванных согласий (подписки) | Данные о маркетинге |
| Диагностика и устранение проблем с Сайтом, Приложением и Сервисом | Наш законный интерес к обеспечению безопасности персональных данных и предотвращению мошеннических действий, связанных с Сайтом, Приложением и Сервисом, а также обеспечение функционирования Сайта, Приложения и Сервиса | Технические данные |
| Хранение информации, содержащей персональные данные, в наших системах резервного копирования | Наш законный интерес к обеспечению безопасности операций по обработке данных | Все категории данных, упомянутые в Разделе 3.1 |
| Раскрытие данных нашим поставщикам услуг или правоохранительным и наблюдательным органам | Наш законный интерес к использованию инфотехнологической инфраструктуры и услуг, предоставляемых нашими партнерами, или исполнение нашей законной обязанности | Все категории данных, упомянутые в Разделе 3.1 |
| Раскрытие и передача данных внутри группы | Наш законный интерес к использованию стандартной технической инфрастуктуры | Все категории данных, упомянутые в Разделе 3.1 |
| Подготовка к продаже или слиянию компании и предоставление информации для осуществления правого или иного аудита и обмена данными | Наш законный интерес к обеспечению надлежащего предварительного юридического аудита компании и бесперебойности бизнес-процессов | Все категории данных, упомянутые в Разделе 3.1 |
| Представление, исполнение или защита законных требований в суде либо в рамках административных или внесудебных процедур в связи с нашими правами либо правами наших пользователей или работников | Наш законный интерес к обеспечению эффективности представления, исполнения или защиты законных требований | Все категории данных, упомянутые в Разделе 3.1 |
4.2. Мы можем обрабатывать ваши персональные данные в иных целях при условии, что мы своевременно предоставим вам информацию о целях и использовании данных и что вы либо согласитесь на предполагаемое использование Персональных данных или наличие иных законных оснований для новых целей обработки, или же новые цели будут соответствовать изначальной цели, которая была указана выше.
5.1 Ваши Персональные данные будут храниться до тех пор, пока это будет оправданно необходимо для достижения целей, указанных в Разделе 4 настоящей Политики, или же до тех пор, пока соответствующая обязанность предписана законом. Для определения надлежащего срока хранения Персональных данных мы учитываем объем, характер и деликатность Персональных данных, потенциальный риск или ущерб от несанкционированного использования или раскрытия ваших Персональных данных, цели обработки и возможность достижения нами этих целей иным образом, а также применимые правовые обязанности. При хранении Персональных данных мы учитываем разумную потребность в урегулировании споров и достижении исполнения нашего договора через суд либо в анонимизации ваших Персональных данных и хранении этой анонимной информации в течение неопределенного времени.
5.2 Как правило, данные о договоре, заключенном с организацией, работником или представителем которой вы являетесь, считаются бухгалтерской информацией и хранятся до семи лет с момента истечения финансового года, в течение которого истек или был расторгнут договор.
5.3 После окончания срока хранения, указанного в Разделе 5 настоящей Политики, или после окончания действия законных оснований для обработки мы можем сохранить материалы, содержащие Персональные данные, в системе резервного копирования, из которой соответствующие материалы будут удалены после окончания цикла резервного копирования. Мы гарантируем, что в течение периода резервного копирования в отношении копируемых материалов будут применяться надлежащие меры безопасности и что резервные материалы не будут использоваться.
6.1 Закон возлагает на нас обязанность обеспечивать точность и актуальность ваших Персональных данных. Мы просим вас о помощи в исполнении этой обязанности посредством информирования нас о любых изменениях, которые необходимо внести в ваши Персональные данные, обработку которых мы осуществляем.
6.2 Вы можете в любое время реализовать любое из перечисленных ниже прав в отношении обработки нами ваших Персональных данных, связавшись с нами посредством контактной информации, приведенной в настоящей Политике:
6.2.1 Право на доступ: вы имеете право запросить доступ к любым данным, которые могут считаться вашими Персональными данными. Это право включает в себя право на получение информации о том, осуществляем ли мы обработку ваших Персональных данных, какие категории Персональных данных мы обрабатываем, а также о целях обработки;
6.2.2 Право на уточнение/исправление: вы имеете право на отправку запроса о внесении исправлений в ваши Персональные данные любого типа, если они являются неточными или неполными;
6.2.3 Право на возражение: вы имеете право на подачу возражений против определенного типа обработки Персональных данных, в т. ч., например, против обработки ваших Персональных данных в целях прямого маркетинга, принятия автоматических решений на основании ваших Персональных данных или в иных случаях, когда обработка ваших Персональных данных основывается на нашем законном интересе;
6.2.4 Право на ограничение обработки Персональных данных: вы имеете право отправить запрос на ограничение обработки ваших Персональных данных, если вы желаете: (i) оспорить законность обработки; (ii) оспорить точность Персональных данных; (iii) ограничить обработку данных вместо удаления в случае незаконной обработки; или (iv) требовать ограничения обработки до проведения оценки обоснованности нашего законного интереса к конкретному типу обработки;
6.2.5 Право на удаление данных: вы можете отправить запрос на удаление ваших Персональных данных, если (i) Персональные данные больше не требуются в целях, в которых был осуществлен их сбор; (ii) вы отзываете согласие на обработку; (iii) вы оспариваете наш законный интерес, и у нас отсутствует превалирующий законный интерес к продолжению обработки; (iv) вы возражаете против прямого маркетинга; (v) вы считаете, что обработка является незаконной, (vi) вы считаете, что Персональные данные должны быть удалены для того, чтобы мы могли соответствовать законным требованиям;
6.2.6 Право на перенос данных: если ваши Персональные данные автоматически обрабатываются на основании вашего согласия или взаимных договорных отношений, вы можете запросить, чтобы мы предоставили вам соответствующие Персональные данные в структурированном, широко используемом и машиночитаемом формате. Кроме того, вы можете запросить, чтобы эти Персональные данные были переданы другому контролеру. Помните, что последнее может быть осуществлено, только если это технически возможно;
6.2.7 Право на отзыв согласия: в случаях, когда обработка осуществляется с вашего согласия, вы имеете право на отзыв своего согласия на подобную обработку в любое время без каких-либо нежелательных последствий;
6.2.8 Право на обращение в наблюдательный орган: если вы не удовлетворены нашим ответом на ваш запрос в связи с Персональными данными или считаете, что мы не обрабатываем ваши Персональные данные в соответствии с законом, вы можете отправить претензию в Эстонскую инспекцию по защите данных (на эстонском языке Andmekaitse Inspektsioon) по адресу info@aki.ee (https://www.aki.ee).
6.3 Пожалуйста, учитывайте, что вы должны будете предоставить нам достаточное количество информации для обработки вашего запроса относительно ваших прав, указанных в Разделе 6.2 Политики. Перед тем как ответить на ваш запрос, мы можем запросить у вас дополнительную информацию в целях вашей идентификации и оценки вашего запроса.
7.1. Мы раскрываем ваши Персональные данные третьим лицам исключительно в соответствии с настоящей Политикой, т. е. только лицам, которые связаны обязательством сохранения конфиденциальности согласно договору или закону. Ваши Персональные данные будут раскрыты нашим работникам, в трудовые обязанности которых входит обработка ваших Персональных данных
7.2. Только если это необходимо для исполнения договорного или законного обязательства сохранения конфиденциальности, мы можем раскрывать ваши Персональные данные следующим получателям, выступающим в качестве отдельных контролеров данных:
| Тип получателя | Цель передачи (раскрытия) | Местоположение получателя |
|---|---|---|
| Правоохранительные и наблюдательные органы | Мы передаем ваши Персональные данные в правоохранительные и наблюдательные органы, только если на нас возложена обязанность раскрытия или передачи подобных данных в целях выполнения каких-либо юридических обязательств (например, если это необходимо в рамках действующего законодательства, согласно постановлению суда или в целях предотвращения мошенничества или иного преступления) | Европейский союз |
| Профессиональные консультанты (юридические консультанты, бухгалтеры и т. д., связанные обязательством сохранения конфиденциальности) | Если они не являются обработчиками данных, то законный интерес состоит в управлении нашей повседневной деятельностью и ее поддержке | Европейский союз |
| Сторонние поставщики интегрированных ИТ-средств | Если организация, работником или представителем которой вы являетесь, попросила интегрировать в Сервис стороннее ИТ-средство, что предоставит таким поставщикам услуг доступ к определенным Персональным данным. Такая обработка данных регулируется документацией о конфиденциальности поставщика услуг. | По всему миру |
| Потенциальные покупатели бизнеса и правопреемники | Если это будет необходимо и потребуется для успешной передачи нашего бизнеса или в целях слияния и приобретения, ваши Персональные данные могут раскрываться определенным покупателям и их представителям и/или юридическим консультантам | По всему миру |
7.3. Помимо третьих сторон, упомянутых в Разделе 7.2 Политики, мы можем передавать Персональные данные сторонним поставщикам услуг, которые выполняют функции обработчиков данных и могут управлять технической инфраструктурой, необходимой нам для размещения, хранения, управления и осуществления повседневной деятельности. Далее приведены основные категории с примерами уполномоченных обработчиков, их местоположением и основанием для обработки:
| Категория уполномоченного обработчика | Цель обработки | Меры безопасности | Место |
|---|---|---|---|
| Поставщики ИТ-услуг | Оказание ИТ-услуг, необходимых в повседневной деятельности | Соглашения об обработке данных, стандартные положения договоров | По всему миру |
| Поставщики аналитического и маркетингового программного обеспечения | Предоставление аналитического обзора и маркетинговых инструментов для оптимизации повседневной деятельности | Соглашения об обработке данных, стандартные положения договоров | По всему миру |
| Поставщики программного обеспечения для работы с клиентами и продаж | Содействие продажам и управление отношениями с клиентами | Соглашения об обработке данных, стандартные положения договоров | ЕС/ЕЭЗ и/или США |
7.4. В некоторых случаях мы можем передавать ваши Персональные данные за пределы Европейского союза или Европейской экономической зоны, если соответствующие поставщики услуг находятся за пределами Европейского союза или Европейской экономической зоны. В таких случаях мы используем специальные меры по защите Персональных данных в целях обеспечения их безопасности. Для получения более подробной информации об используемых нами обработчиках или о передаче ваших Персональных данных за пределы Европейского союза или Европейской экономической зоны и применяемых мерах защиты свяжитесь с нами, используя контактные данные, указанные в настоящей Политике.
8.1. В настоящую Политику можно время от времени вносить изменения или поправки в целях отображения изменений в способах обработки Персональных данных, и в этом случае последняя (обновленная) версия Политики будет публиковаться на этой странице. Рекомендуем периодически перечитывать настоящую Политику, особенно перед тем, как предоставить нам какую-либо новую информацию, позволяющую установить вашу личность.
